Koran Satu, Surabaya – Kantor Desa Kebonsari, Kecamatan Candi, Kabupaten Sidoarjo menjadi lokasi pelaksanaan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PKM) Edukasi yang diselenggarakan oleh tim dosen dan mahasiswa dari Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pembangunan Nasional (UPN) “Veteran” Jawa Timur. Kegiatan bertajuk “Edukasi Manajemen Arsip dan Administrasi Perkantoran Berbasis Digital bagi Perangkat Desa Kebonsari Sidoarjo” ini telah dilaksanakan pada Senin, 29 Juni 2026, dan disambut antusias oleh seluruh perangkat desa yang hadir sebagai peserta.
Program pengabdian ini mendapat dukungan penuh berupa dana hibah dari Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) UPN “Veteran” Jawa Timur, sebagai wujud komitmen perguruan tinggi dalam menjalankan Tri Dharma dan berkontribusi nyata bagi masyarakat, khususnya dalam mendorong transformasi digital pemerintahan tingkat desa.
Selama ini, pengelolaan arsip dan administrasi di Kantor Desa Kebonsari masih bergantung pada dokumen fisik. Volume arsip yang tinggi menyebabkan perangkat desa kerap membutuhkan waktu lebih lama untuk menemukan dokumen. Belum lagi risiko kerusakan data akibat harddisk rusak atau serangan virus pada sistem penyimpanan lokal.
Melalui program ini, tim PKM memperkenalkan ekosistem administrasi digital yang mencakup manajemen cloud dan kolaborasi dokumen menggunakan Google Workspace, digitalisasi arsip fisik melalui teknologi Optical Character Recognition (OCR), penggunaan Tanda Tangan Elektronik (TTE) yang sah secara hukum, serta penerapan standar keamanan data dan korespondensi digital resmi desa. Efektivitas pelatihan dibuktikan secara kuantitatif melalui instrumen pre-test dan post-test yang diberikan kepada perangkat Desa Kebonsari.
Kegiatan ini dipimpin oleh Rafika Rahmawati, S.Kom., M.Kom., MBA selaku Ketua Pelaksana, yang juga merupakan dosen tetap Program Studi Sistem Informasi UPN “Veteran” Jawa Timur dengan keahlian di bidang Manajemen Sistem Informasi dan Transformasi Digital. Bersama beliau, turut terlibat dua dosen anggota yakni Muhammad Reza Pahlawan, S.Kom., M.Kom. yang berperan dalam perancangan arsitektur digitalisasi dan konfigurasi keamanan sistem cloud, serta Putri Nurmalita Sari, S.P., M.P. yang bertanggung jawab atas penyusunan modul edukasi dan fasilitasi sosialisasi program.
Dua mahasiswa turut berkontribusi aktif di lapangan yakni Haura Taqiya Azza Nabila yang mengelola operasional kegiatan dan pengumpulan data evaluasi, serta Ilham Bintang Herlambang yang mendampingi perangkat desa secara langsung dalam proses digitasi dokumen menggunakan teknologi OCR. Keterlibatan mahasiswa ini sekaligus menjadi implementasi nyata pembelajaran berbasis pengalaman di luar kampus.
Program ini secara langsung berkontribusi pada dua poin Sustainable Development Goals (SDGs). Pertama, SDGs 8 (Pekerjaan Layak dan Pertumbuhan Ekonomi), melalui peningkatan efisiensi dan produktivitas kerja perangkat desa yang berdampak langsung pada kualitas dan kecepatan layanan publik kepada masyarakat. Waktu pencarian dokumen yang semula membutuhkan waktu lama kini dapat dipangkas menjadi kurang dari 1 menit berkat sistem pencarian digital berbasis cloud. Kedua, SDGs 17 (Kemitraan untuk Mencapai Tujuan), yang tercermin dari sinergi erat antara perguruan tinggi, pemerintah desa, dan lembaga penelitian dalam mewujudkan inovasi berbasis kebutuhan nyata masyarakat. Terbentuknya Kader Digital Desa sebagai local champion yang akan meneruskan dan mengembangkan sistem secara mandiri juga menjadi bentuk konkret penguatan kapasitas kelembagaan yang berkelanjutan.
Ketua Pelaksana Rafika Rahmawati menyampaikan harapannya agar program ini tidak berhenti setelah pelatihan usai. “Kami meninggalkan sistem yang sudah berjalan, Modul Pelatihan, dan Buku Panduan SOP. Harapan kami, Desa Kebonsari bisa menjadi percontohan transformasi digital desa di Kecamatan Candi, bahkan di Kabupaten Sidoarjo,” ujarnya.
Perangkat Desa Kebonsari menyampaikan apresiasi atas pelaksanaan program transformasi digital yang diinisiasi oleh tim UPN “Veteran” Jawa Timur. Mereka menilai materi dan pendampingan yang diberikan sangat bermanfaat dalam mendukung pengelolaan administrasi desa yang sesuai dengan perkembangan teknologi, khususnya melalui pemanfaatan Google Workspace, Optical Character Recognition (OCR), dan Tanda Tangan Elektronik (TTE). Pemerintah Desa Kebonsari juga berharap kerja sama dengan UPN “Veteran” Jawa Timur dapat terus berlanjut melalui berbagai program pendampingan dan pengembangan kapasitas aparatur desa sehingga implementasi transformasi digital dapat berjalan secara berkelanjutan dan semakin meningkatkan kualitas tata kelola pemerintahan serta pelayanan kepada masyarakat.
Komentar